Das Institut muss sicherstellen, dass die Geschäftsaktivitäten auf der Grundlage von Or- ganisationsrichtlinien betrieben werden (z. B. Handbücher, Arbeitsanweisungen oder Arbeitsablaufbeschreibungen) und diese sich als Prüfungsgrundlage der Internen Revi- sion eignen. Der Detaillierungsgrad der Organisationsrichtlinien hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftsaktivitäten ab.
Die Organisationsrichtlinien müssen in Textform dokumentiert und den betroffenen Mitarbeitern in geeigneter Weise bekanntgemacht werden. Die Richtlinien sind bei Ver- änderungen der Aktivitäten und Prozesse zeitnah anzupassen und den Mitarbeitern in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung zu stellen.
Die Organisationsrichtlinien müssen vor allem Folgendes beinhalten: a) Regelungen für die Aufbau- und Ablauforganisation sowie zur Aufgabenzuwei- sung, Kompetenzordnung und zu den Verantwortlichkeiten, inkl. der Übersicht über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten gemäß § 25c Abs. 4a Nr. 8 KWG, b) Regelungen hinsichtlich der Ausgestaltung der Risikosteuerungs- und -controllingprozesse, c) Regelungen zur Internen Revision, d) Regelungen, die die Einhaltung rechtlicher Regelungen und Vorgaben (z. B. Da- tenschutz, Compliance) gewährleisten, e) Regelungen zu Verfahrensweisen bei Auslagerungen, f) abhängig von der Größe des Instituts sowie Art, Umfang, Komplexität und Risi- kogehalt der Geschäftsaktivitäten, einen Verhaltenskodex für die Mitarbeiter. Übersicht über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten Die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten aller Mitglieder der Geschäftslei- tung und der Mitarbeiter der unmittelbar der Geschäftsleitung nachgelagerten Füh- rungsebene, einschließlich der Inhaber von Schlüsselfunktionen, sind personenspezi- fisch in individuellen Erklärungen festzulegen. Das Institut muss regelmäßig überprü- fen, ob die Mitarbeiter die übertragenen Aufgaben erfüllen und angemessene Maßnah- men ergreifen, sofern dies nicht der Fall ist. Das Institut muss ferner eine zu den indivi- duellen Erklärungen konsistente Übersicht über die Aufgaben und individuellen Verant- wortlichkeiten der vorgenannten Personen sowie über die Aufgaben und individuellen Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Aufsichtsorgans erstellen, inkl. einer Darstel- lung der Berichtslinien und Zuständigkeitsbereiche. Diese Übersicht soll verständlich darstellen, wie die Management- und Governance-Strukturen des Instituts aufgebaut sind und funktionieren. Die individuellen Erklärungen und die Übersicht der Aufgaben sind regelmäßig auf Aktualität zu prüfen. Regelungen zu Verfahrensweisen bei Auslagerungen Die Regelungen zu Verfahrensweisen bei Auslagerungen haben die zentralen Phasen des Lebenszyklus von Auslagerungsvereinbarungen zu umfassen und Definitionen der Grundsätze, Zuständigkeiten und Prozesse zu enthalten. AT 6 Dokumentation