Beim Abschluss von Handelsgeschäften müssen die Konditionen einschließlich der Ne- benabreden vollständig vereinbart werden. Das Institut muss standardisierte Vertrags- texte verwenden, soweit dies in Anbetracht der jeweiligen Geschäftsarten möglich und zweckmäßig ist. Interne Handelsgeschäfte dürfen nur auf der Basis klarer Regelungen abgeschlossen werden. Für interne Handelsgeschäfte ist eine sinngemäße Einhaltung der Anforderungen an externe Handelsgeschäfte sicherzustellen. Interne Handelsgeschäfte Interne Handelsgeschäfte sind Geschäfte innerhalb einer Rechtseinheit, die dazu die- nen, Risiken zwischen einzelnen Organisationseinheiten bzw. Teilportfolien zu transfe- rieren (z. B. Handelsgeschäfte zwischen eigenen Niederlassungen, Organisationsein- heiten, Portfolios etc.).
Handelsgeschäfte zu nicht marktgerechten Bedingungen sind grundsätzlich unzuläs- sig. Ausnahmen hiervon sind im Einzelfall möglich, wenn a) sie auf Kundenwunsch erfolgen, sachlich begründet sind und die Abweichung von den marktgerechten Bedingungen aus den Geschäftsunterlagen deutlich ersichtlich ist, b) sie aufgrund von internen Vorgaben erfolgen, die die Geschäftsarten, den Kun- denkreis, den Umfang und die Ausgestaltung dieser Handelsgeschäfte festle- gen, und c) sie bei entsprechender Bedeutung an die Geschäftsleitung berichtet werden. Dokumentation der Abweichung von marktgerechten Bedingungen Der Dokumentation der Abweichung von marktgerechten Bedingungen in den Ge- schäftsunterlagen wird in der Regel auch durch die Offenlegung gegenüber dem Kun- den in der Geschäftsbestätigung Rechnung getragen.
Geschäftsabschlüsse außerhalb der Geschäftsräume sind nur im Rahmen interner Vor- gaben zulässig. Dabei sind insbesondere die Berechtigten, der Zweck, der Umfang und die Erfassung festzulegen. Soweit das Handelsgeschäft teilweise an häuslichen Ar- beitsplätzen vorgenommen wird, ist stets eine ausreichende Präsenz anderer Händler in den Geschäftsräumen zu gewährleisten. Für Handelsgeschäfte, die nicht direkt in ei- nem Abwicklungs- oder Bestätigungssystem der Bank erfasst werden, ist vom Kontra- henten eine unverzügliche Bestätigung in geeigneter Form (z.B. schriftlich oder elektro- nisch) zu verlangen. Sofern keine direkte Erfassung dieser Geschäfte in bestandsfüh- renden Buchungssystemen erfolgt, sind diese Handelsgeschäfte dem eigenen Institut vom Händler unverzüglich in geeigneter Form anzuzeigen und dem für den Handel zu- ständigen Geschäftsleiter bzw. einer von ihm autorisierten Organisationseinheit zur Kenntnis zu bringen. Sämtliche Geschäftsabschlüsse außerhalb der Geschäftsräume sind besonders zu kennzeichnen und spätestens am auf den Geschäftsabschluss fol- genden Geschäftstag einem handelsunabhängigen Bereich, anhand von geeigneten Berichten, zu melden. Interne Vorgaben Interne Vorgaben für den Handel an häuslichen Arbeitsplätzen müssen mindestens die folgenden Aspekte umfassen: Das Institut muss die Vertraulichkeit der den Geschäfts- abschlüssen zugrunde liegenden Daten anhand geeigneter Richtlinien sicherstellen. Hinsichtlich der Stabilität der Abwicklungs- bzw. Bestätigungssysteme und der Anfor- derungen an die IT-Sicherheit muss der Handel an häuslichen Arbeitsplätzen grund- sätzlich vergleichbaren Anforderungen wie der Handel in den Geschäftsräumen genü- gen. Häusliche Arbeitsplätze Häusliche Arbeitsplätze von Händlern müssen sich an festgelegten und vereinbarten Standorten befinden und dürfen während der Arbeitszeit von Händlern nur so genutzt werden, dass die Vertraulichkeit der Geschäftsabschlüsse gewahrt ist. Ausreichende Präsenz in den Geschäftsräumen Eine ausreichende Präsenz in den Geschäftsräumen ist als gegeben anzusehen, wenn und soweit die Handelstätigkeit bei (technischen) Beeinträchtigungen des Handelsge- schäftes an häuslichen Arbeitsplätzen im notwendigen Umfang unverzüglich in die Geschäftsräume verlagert werden kann. Kleine Institute mit nur einem oder zwei Händlern müssen hier zumindest für angemessene Vertretungsregeln sorgen oder Re- gelungen für den Wechsel vom häuslichen Arbeitsplatz in die Geschäftsräume treffen.
Die Geschäftsgespräche der Händler müssen im Telefonhandel grundsätzlich auf Ton- träger aufgezeichnet werden und sind mindestens drei Monate aufzubewahren. Für die Dokumentation des Handels über Handelssysteme sind entsprechende Verfahren vorzuhalten.
Handelsgeschäfte sind unverzüglich nach Geschäftsabschluss mit allen maßgeblichen Abschlussdaten zu erfassen, bei der Ermittlung der jeweiligen Position zu berücksichti- gen (Fortschreibung der Bestände) und mit allen Unterlagen an die Abwicklung weiter- zuleiten. Die Weiterleitung der Abschlussdaten kann auch automatisiert über ein Ab- wicklungssystem erfolgen. Abschlussdaten Maßgebliche Abschlussdaten sind u. a. Geschäftsart, Volumen, Konditionen, Fälligkeit, Kontrahent, Datum, Uhrzeit, Händler, fortlaufende Nummer und Nebenabreden.
Bei Direkterfassung in den IKT-Systemen muss sichergestellt sein, dass ein Händler nur unter seiner eigenen Händleridentifikation Handelsgeschäfte eingeben kann. Erfas- sungstag und -uhrzeit sowie fortlaufende Geschäftsnummern müssen automatisch vorgegeben werden und dürfen vom Händler nicht veränderbar sein.
Handelsgeschäfte, die nach Erfassungsschluss der Abwicklung abgeschlossen werden (Spätgeschäfte), sind als solche zu kennzeichnen und bei den Positionen des Ab- schlusstages (einschließlich der Nacherfassung) zu berücksichtigen, wenn sie zu we- sentlichen Veränderungen führen. Abschlussdaten und Unterlagen über Spätgeschäfte sind unverzüglich an einen Bereich außerhalb des Handels weiterzuleiten. Auf eine se- parate Kennzeichnung als Spätgeschäft kann verzichtet werden, wenn für den Erfas- sungsschluss der Abwicklung ein fester Zeitrahmen vorgegeben ist und sich der Cha- rakter eines Spätgeschäftes insofern eindeutig aus der Uhrzeit oder ggf. der Zeitzone des Geschäftsabschlusses ergibt.
Vor Abschluss von Verträgen im Zusammenhang mit Handelsgeschäften ist durch eine vom Handel unabhängige Stelle zu prüfen, ob und inwieweit sie rechtlich durchsetzbar sind.
Organisatorisch dem Handelsbereich zugeordnete Mitarbeiter dürfen nur gemeinsam mit Mitarbeitern eines handelsunabhängigen Bereichs über Zeichnungsberechtigun- gen für Zahlungsverkehrskonten verfügen.
Abhängig von Art, Umfang und Komplexität der getätigten Handelsgeschäfte muss das Institut durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass die Positionsverantwor- tung von Händlern jährlich für einen ununterbrochenen Zeitraum von mindestens zehn Handelstagen an einen anderen Mitarbeiter übertragen wird. In diesem Zeitraum muss das Institut dafür Sorge zu tragen, dass kein Zugriff eines abwesenden Händlers auf die von ihm verantworteten Positionen erfolgt.