Handelsgeschäfte einschließlich solcher Nebenabreden, die zu Positionen führen, sind unverzüglich im Risikocontrolling abzubilden. Abbildung im Risikocontrolling Die Möglichkeit, für die Zwecke des Risikocontrollings auf Daten des Rechnungswesens zuzugreifen, bleibt hierdurch bestehen. BTO 3 Immobiliengeschäft
Dieses Modul stellt Anforderungen an die Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforga- nisation im Immobiliengeschäft dar. Auf die Einhaltung dieser Anforderungen kann verzichtet werden, sofern die Buchwerte aller Immobiliengeschäfte weder 40 Mio. EUR noch 4 % der Bilanzsumme übersteigen. Bei Immobiliengeschäften von Unternehmen, bei denen mehrere Institute gemeinschaftlich einen beherrschenden Einfluss ausüben können, ist eine anteilige Anrechnung von Immobilienbuchwerten grundsätzlich zuläs- sig, soweit keine Anhaltspunkte für Umgehungsgeschäfte vorliegen. Diese anteilige Anrechnung gilt auch für Immobiliengeschäfte, die bei Tochterunternehmen gemäß §
HGB gehalten werden. BTO 3.1 Aufbauorganisation
Maßgeblicher Grundsatz für die Ausgestaltung der Prozesse im Immobiliengeschäft ist die klare aufbauorganisatorische Trennung der Bereiche Markt und Marktfolge bis ein- schließlich der Ebene der Geschäftsleitung.
Die Entscheidung, ein Immobiliengeschäft einzugehen, erfordert zwei zustimmende Voten der Bereiche Markt und Marktfolge. Weitergehende Vorschriften zur Beschluss- fassung (z. B. KWG, Satzung) bleiben hiervon unberührt. Werden die Entscheidungen von einem Ausschuss getroffen, sind die Mehrheitsverhältnisse so festzulegen, dass der Bereich Marktfolge nicht überstimmt werden kann. Bei der Initiierung von Immobi- liengeschäften durch Dritte ist nur ein Votum aus dem Bereich Marktfolge notwendig. Initiierung durch Dritte Von der Initiierung der Immobiliengeschäfte durch Dritte kann auch ausgegangen wer- den, wenn ein Tochterunternehmen den Immobilienerwerb initiiert und ein erstes Vo- tum abgibt. Die zusammenfassende Darstellung der Voten in einem Dokument ist möglich. Der marktunabhängigen Votierung muss zumindest eine materielle Plausibilitätsprüfung zugrunde liegen. Im Rahmen der materiellen Plausibilitätsprüfung brauchen die be- reits im Markt durchgeführten Tätigkeiten nicht wiederholt zu werden. Vielmehr ste- hen die Nachvollziehbarkeit und die Vertretbarkeit der Investitionsentscheidung im Vordergrund. Hierzu zählt die Überprüfung der Aussagekraft des Markt-Votums und inwieweit das Immobiliengeschäft der Höhe und der Form nach vertretbar ist. Der für die marktunabhängige Votierung zuständige Mitarbeiter muss dabei zumindest Zu- gang zu allen wesentlichen Unterlagen besitzen.
Das Institut muss eine klare und konsistente Kompetenzordnung für Entscheidungen im Immobiliengeschäft festlegen. Für den Fall voneinander abweichender Voten sind in der Kompetenzordnung Entscheidungsregeln zu treffen inkl. Eskalationsverfahren.